Si elegiste una Sociedad por Acciones Simplificada (SAS) para tu emprendimiento, probablemente lo hiciste por su flexibilidad y simplicidad operativa. Sin embargo, esta modalidad también implica ciertas responsabilidades clave, especialmente en lo que respecta a los libros sociales.
Uno de los errores más comunes tiene que ver con las actas del directorio y de gobierno. Pequeños descuidos pueden invalidar registros, generar rechazos de trámites ante la Inspección General de Justicia (IGJ) y complicar la gestión de tu sociedad.
En esta guía, repasamos los puntos esenciales que toda acta de SAS debe cumplir para garantizar su validez legal.
1. Los Libros de la SAS Son Digitales
A diferencia de otros tipos societarios, la SAS lleva sus libros de forma exclusivamente digital. El más relevante es el Libro de Actas.
Esto está regulado por la Resolución General IGJ 6/2017, que establece los requisitos técnicos y formales para su mantenimiento. Es importante conocer y aplicar sus disposiciones correctamente.
2. Cómo Crear un Acta Válida: Dos Caminos Posibles
Antes de registrar un acta, esta debe estar debidamente generada. Existen dos formas válidas:
Opción A: Firma Ológrafa (Papel Escaneado)
- Se redacta el acta en un documento.
- Se imprime y se firma a mano por los participantes.
- Se escanea el documento firmado para obtener un archivo PDF.
- El original en papel debe conservarse en la sede social como respaldo físico.
Opción B: Firma Digital (Nativo Digital)
- El acta se genera directamente como un archivo digital.
- Se firma con Firma Digital (token), conforme a la Ley 25.506.
- No se acepta la simple imagen escaneada de una firma.
Ambas opciones son válidas. Lo importante es elegir una y aplicar el proceso de forma coherente.
3. Registración y Hash: Etapa Clave del Proceso
Una vez que tengas el archivo PDF final, debes registrarlo en el libro digital. El sistema generará un hash, que actúa como una huella digital única del documento.
Este hash garantiza la integridad del archivo: cualquier modificación posterior lo invalida.
Errores Comunes a Evitar:
- Modificar el PDF después del registro, aunque sea para agregar la constancia: esto cambia el hash y anula la validez del archivo.
- Corregir errores de redacción después del registro: incluso un mínimo ajuste rompe la cadena de integridad.
Las constancias de registración deben mantenerse como archivos separados y no incorporarse al acta original.
4. Plazo de Registración: 10 Días Hábiles
El artículo 55 de la RG 6/2017 establece que las actas deben registrarse dentro de los diez (10) días de celebrado el acto.
Por ejemplo, si una reunión se realizó el 5 del mes, tenés hasta el 15 para registrar el acta.
Registrar fuera de plazo no solo incumple la normativa, sino que también puede generar observaciones o cuestionamientos respecto de la autenticidad o actualidad del documento.
✅ Checklist de Buenas Prácticas para Actas de SAS
- Redactá el acta incluyendo todos los datos requeridos (asistentes, orden del día, deliberaciones, resoluciones).
- Firmala: en papel o digitalmente, según el método elegido.
- Generá el PDF final e inalterable.
- Registralo en el libro digital dentro de los 10 días.
- Guardá por separado:
- El archivo del acta.
- La constancia de registración con el hash.
- Si el acta se firmó en papel, conservá el original en la sede social.
- Hacé backups: mantené al menos dos copias digitales en ubicaciones distintas.
Conclusión
Mantener los libros digitales de tu SAS en orden no es complejo, pero sí requiere atención a ciertos detalles. Comprender la función del hash y respetar los plazos de registración son claves para evitar inconvenientes con la IGJ y garantizar la validez de tus registros.
Un manejo riguroso de las actas hoy asegura una administración más sencilla y segura mañana.